Tính chi phí AI theo từng nhân viên: cách doanh nghiệp nhỏ lập ngân sách tháng đầu

Ở bài bảng chọn nhanh cho CEO doanh nghiệp nhỏ, mình hứa sẽ viết riêng phần chi phí. Lý do là câu hỏi tiếp theo mình hay nhận sau "dùng công cụ nào" luôn là "mua cho cả công ty thì hết bao nhiêu". Nhiều người lấy giá một gói nhân với số nhân viên, ra một con số khá lớn, rồi dừng ở đó.

Cách tính đó thường lệch theo cả hai chiều: có người không cần tài khoản trả tiền, có người lại cần nhiều hơn một gói thường. Thêm nữa, giá gói cá nhân với gói nhóm chênh nhau ít hơn bạn nghĩ. Bài này đi qua từng bước: chia nhân viên theo mức dùng, chọn gói cá nhân hay gói nhóm, tính phần vượt hạn mức, rồi đo lại sau một tháng.

Giá trong bài mình kiểm trên trang chính thức ngày 17/10/2026, chưa gồm thuế. Giá và hạn mức của các công cụ này đổi khá nhanh, nên trước khi thanh toán bạn mở lại trang giá để xem con số mới nhất.

Chia nhân viên theo mức dùng trước khi nhìn bảng giá

Trong một công ty nhỏ, mức dùng AI của mỗi người rất khác nhau. Mình đề nghị chia thành bốn nhóm:

• Chưa cần tài khoản riêng: người làm kho, giao hàng, bán hàng trực tiếp tại quầy. Họ có thể hưởng lợi từ AI qua người khác, ví dụ nhận bảng hướng dẫn đã soạn sẵn, nhưng chưa cần tự dùng.
• Thỉnh thoảng: vài lần một tuần, hỏi nhanh hoặc sửa một email. Gói miễn phí thường đủ.
• Hằng ngày: kế toán làm báo cáo, nhân viên kinh doanh soạn báo giá, marketing viết bài. Nhóm này cần một gói trả tiền ở mức thường.
• Dùng nặng: người dùng Codex hay Claude Code để làm công cụ nội bộ, hoặc giao cho Work những việc chạy lâu. Nhóm này hay chạm hạn mức nhất, nên cần gói cao hơn hoặc có cách mua thêm.

Chia xong, bạn đếm được số ghế thật sự cần trả tiền và biết khoản lớn nhất nên dồn vào ai. Con số này thường nhỏ hơn tổng số nhân viên.

Bảng giá theo đầu người

Đây là giá mỗi người mỗi tháng của hai bên mình dùng nhiều nhất trong chuỗi bài này.

Gói	ChatGPT	Claude
Miễn phí	Free: 0 USD	Free: 0 USD
Cá nhân, mức thường	Go 8 USD; Plus 20 USD	Pro 20 USD trả theo tháng, hoặc 17 USD mỗi tháng khi trả trước cả năm (200 USD)
Cá nhân, dùng nặng	Pro: 100, 200 hoặc 500 USD	Max: từ 100 USD
Nhóm, ghế thường	Business: 20 USD trả theo năm, 25 USD trả theo tháng, từ 2 người	Team, ghế tiêu chuẩn: 20 USD trả theo năm, 25 USD trả theo tháng, từ 2 đến 150 người
Nhóm, ghế dùng nặng	Không có ghế riêng; mua thêm credits khi cần	Team, ghế premium: 100 USD trả theo năm, 125 USD trả theo tháng

Hai chi tiết đáng để ý trong bảng. Thứ nhất, Claude Team cho trộn hai loại ghế trong cùng một nhóm, nên bạn chỉ trả giá premium cho người dùng nặng. Trang giá ghi ghế premium có hạn mức gấp 5 lần ghế tiêu chuẩn. Thứ hai, ChatGPT Business không chia loại ghế. Theo trang giá Codex của OpenAI, ghế Business tiêu chuẩn có hạn mức trong mỗi khung 5 giờ ngang với Plus. Ai dùng vượt thì công ty mua thêm credits cho workspace.

Gói cá nhân hay gói nhóm

Nhìn bảng trên, bạn sẽ thấy giá một ghế nhóm trả theo năm gần bằng giá gói cá nhân. Ghế Business trả năm là 20 USD, bằng Plus. Ghế Team tiêu chuẩn trả năm là 20 USD, bằng Claude Pro trả theo tháng. Phần chênh nằm ở chỗ gói nhóm phải từ 2 người trở lên và trả theo năm mới được giá đó.

Với khoản chênh nhỏ như vậy, gói nhóm cho công ty ba thứ mà gói cá nhân không có.

Dữ liệu không dùng để huấn luyện mô hình theo mặc định. Trang giá Codex của OpenAI ghi gói Business mặc định không huấn luyện trên dữ liệu doanh nghiệp. Trang giá của Anthropic ghi gói Team mặc định không huấn luyện, còn các gói Free, Pro và Max là dạng opt-out, tức người dùng phải tự tắt. Nếu nhân viên đưa hợp đồng, bảng lương hay danh sách khách hàng vào AI, đây là khác biệt quan trọng nhất.

Công ty giữ tài khoản, không phải từng nhân viên. Gói Business có workspace riêng, công cụ quản trị, đăng nhập một lần (SAML SSO) và xác thực nhiều lớp. Gói Team có thanh toán tập trung, thống kê mức dùng và giới hạn chi tiêu theo từng người hoặc cả tổ chức. Khi một nhân viên nghỉ việc, bạn thu lại ghế đó. Với gói cá nhân, lịch sử trò chuyện và tài liệu nằm trong tài khoản riêng của người ấy.

Một hoá đơn thay vì nhiều thẻ. Kế toán đối chiếu một khoản mỗi kỳ, thay vì gom lại mười hoá đơn từ thẻ cá nhân của mười người.

Còn một cách tiết kiệm nghe khá hấp dẫn: mua một tài khoản rồi cho vài người dùng chung. Mình không khuyên cách này. Điều khoản sử dụng cho người dùng cá nhân của Anthropic ghi rõ: "You may not share your Account login information, Anthropic API key, or Account credentials with anyone else." OpenAI cũng có điều khoản riêng, bạn nên đọc trước khi định làm vậy. Ngoài chuyện điều khoản, dùng chung còn làm mấy người cùng ăn vào một hạn mức, không biết ai đã đưa dữ liệu gì vào và không thu hồi được quyền khi có người nghỉ.

Hạn mức dùng chung và phần trả thêm

Giá ghế chỉ là phần cố định. Phần dễ bị bỏ sót là chuyện gì xảy ra khi một người dùng hết hạn mức.

Cả hai bên đều không cam kết một số tin nhắn cố định. Hạn mức tính theo khung thời gian và hao nhanh hay chậm tuỳ độ dài, độ phức tạp của việc. Trang giá của Anthropic ghi hạn mức tính theo khung 5 giờ, các gói trả tiền có thêm giới hạn theo tuần. Ngoài ra còn hai chỗ dùng chung bạn cần biết:

• Trong ChatGPT, Work và Codex dùng chung một hạn mức. Nhân viên vừa giao Work làm báo cáo vừa dùng Codex làm công cụ sẽ hết nhanh hơn người chỉ dùng một phần.
• Trong Claude, Claude Code dùng chung hạn mức với phần chat trên web, máy tính và điện thoại.

Khi hết hạn mức, bạn có ba lựa chọn: chờ khung giờ sau, nâng gói, hoặc trả thêm theo mức dùng. Với ChatGPT Business, bạn mua credits cho workspace. Trang giá không ghi sẵn giá credits mà nói giá tuỳ gói hoặc thoả thuận. Với Claude, các gói trả tiền bật được phần dùng thêm tính theo giá API, gói Team gọi là "extra usage" và có giới hạn chi tiêu để bạn đặt trần.

Lời khuyên của mình là đặt trần chi tiêu ngay từ đầu, kể cả khi chưa ai chạm hạn mức. Phần trả thêm theo mức dùng là khoản dễ vượt ngân sách nhất, vì không ai nhìn thấy nó cho tới cuối kỳ.

Ví dụ tính cho một công ty 10 người

Đây là ví dụ giả định để bạn thấy cách cộng, không phải số liệu của một công ty cụ thể. Công ty có 10 người: hai người kho và giao hàng, một nhân viên bán tại cửa hàng chỉ thỉnh thoảng hỏi nhanh, sáu người dùng hằng ngày (giám đốc, kế toán, hai kinh doanh, hai marketing) và một người làm công cụ nội bộ.

Chia theo bốn nhóm ở trên: ba người chưa cần ghế trả tiền (người bán tại cửa hàng dùng Free), sáu người cần ghế thường, một người dùng nặng.

Nếu đi theo ChatGPT: 7 ghế Business trả theo năm là 7 × 20 = 140 USD mỗi tháng. Nếu trả theo tháng thì 7 × 25 = 175 USD. Người làm công cụ dùng chung loại ghế với mọi người, khi vượt hạn mức thì phát sinh tiền credits, nên khoản này chưa tính trước được.

Nếu đi theo Claude: gói Team với 6 ghế tiêu chuẩn và 1 ghế premium, trả theo năm là 6 × 20 + 100 = 220 USD mỗi tháng. Trả theo tháng là 6 × 25 + 125 = 275 USD.

Hai con số này không so trực tiếp được với nhau. Phần lớn chênh lệch nằm ở ghế premium, tức bạn đã trả trước cho mức dùng nặng của một người, trong khi phương án ChatGPT để phần đó thành khoản phát sinh. Nếu người làm công cụ dùng ít, phương án ChatGPT rẻ hơn. Nếu người đó dùng nặng mỗi ngày, khoản credits có thể vượt phần chênh.

Để đổi ra tiền Việt, bạn nhân tổng USD với tỷ giá ngân hàng lúc thẻ bị trừ tiền, cộng thuế và phí chuyển đổi ngoại tệ nếu ngân hàng của bạn thu. Đừng chốt ngân sách năm theo tỷ giá của một ngày.

Đo lại sau một tháng

Con số trong ví dụ trên chỉ là điểm bắt đầu. Ngân sách đúng nhất là ngân sách sửa lại sau khi đã có dữ liệu dùng thật của công ty bạn.

Mình gợi ý thế này. Tháng đầu, trả theo tháng dù đắt hơn, để còn bớt ghế hoặc đổi gói. Trước khi bắt đầu, mỗi người có ghế ghi lại một hai việc lặp lại mà họ sẽ giao cho AI, kèm thời gian đang tốn cho việc đó mỗi tuần. Cuối tháng, bạn xem lại ba thứ:

• Ai gần như không dùng. Ghế đó chuyển về gói miễn phí hoặc thu lại. Gói Team có thống kê mức dùng để xem việc này.
• Ai chạm hạn mức thường xuyên. Người đó cần ghế cao hơn và nên nâng sớm, vì họ đang mất thời gian chờ.
• Một ghế có tự trả được tiền không. Phép tính đơn giản: lấy tiền ghế mỗi tháng đổi ra tiền Việt, chia cho chi phí một giờ công của người dùng ghế đó. Kết quả là số giờ người ấy cần tiết kiệm mỗi tháng để hoà vốn.

Sau một tháng có số liệu, bạn chuyển những ghế đã chứng minh được giá trị sang trả theo năm để hưởng giá thấp hơn.

Bắt đầu từ đâu

Nếu bạn đã làm theo gợi ý cuối bài bảng chọn nhanh và thử một việc bằng gói miễn phí trong một tuần, bước tiếp theo là liệt kê nhân viên, xếp mỗi người vào một trong bốn nhóm và đếm số ghế thật sự cần trả tiền.

Một chuyện mình chưa đi sâu ở đây là quy định dữ liệu nào được đưa vào AI và dữ liệu nào không. Gói nhóm giúp ở phía công cụ, nhưng công ty vẫn cần một chính sách rõ ràng cho nhân viên. Mình sẽ viết phần đó ở bài sau trong chuỗi.

Nguồn đã kiểm

Kiểm ngày 17/10/2026:

• Giá ChatGPT, gói Business, Work, Codex và credits: learn.chatgpt.com/docs/pricing
• Giá Claude, gói Team, hạn mức và phần dùng thêm: claude.com/pricing
• Điều khoản sử dụng cho người dùng cá nhân của Anthropic: anthropic.com/legal/consumer-terms